Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou of gegevens die we in verband kunnen brengen met jou of met jouw kind(eren).
Je deelt gegevens met ons als je een kind inschrijft op een van onze scholen of als je bij SAAM* werkt. Denk aan naam, telefoonnummer, geboortedatum, e-mailadres of bankrekeningnummer.
Daarnaast wordt er in de wet gesproken over bijzondere persoonsgegevens, dit zijn bijv. gegevens over levensovertuiging, gezondheid, strafrechtelijk verleden maar ook het burgerservicenummer (BSN). In principe mogen we geen bijzondere persoonsgegevens gebruiken, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is gemaakt.
Persoonsgegevens van kinderen gebruiken we bijvoorbeeld:
Persoonsgegevens van ouders gebruiken we bijvoorbeeld:
Persoonsgegevens van collega’s gebruiken we bijvoorbeeld:
2.2 Ons houden aan de wet
Voor scholen gelden allerlei wettelijke verplichtingen bijvoorbeeld:
Graag houden we onze doelgroepen op de hoogte van wat er speelt in de organisatie. Algemene mededelingen gaan via de website/ouderportalen/mail. Maar soms is het ook nodig (soms zelfs met spoed) om ouders telefonisch te informeren.
Verwerken is een begrip uit de wet en gaat om alles wat je kunt doen met persoonsgegevens van verzamelen tot vernietigen. Daarbij kun je dus denken aan verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
Denk daarbij aan naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum
Denk daarbij aan het burgerservicenummer van kinderen en van collega’s, maar ook aan VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) van iedereen die in het onderwijs werkt. Ook houden we het verzuim bij van zowel kinderen als collega’s.
Binnen het onderwijs volgen we kinderen op het gebied van leerresultaten (denk aan toetsgegevens) maar ook op het gebied van sociaal-emotionele ontwikkeling. Dit leggen we vast in het leerling-volg-systeem en hierover rapporteren we aan ouders/verzorgers. Deze gegevens gebruiken we om het individuele kind te volgen in zijn/haar ontwikkeling maar ook om de totale groep en daarmee ook de school in haar ontwikkeling te volgen.
Bij de ontwikkeling van kinderen binnen de scholen zijn veel personen betrokken, denk aan de leraar, maar ook aan intern begeleiders, onderwijsassistenten, stagiaires, schooldirecteuren, hulpouders enz.
Persoonsgegevens worden hierbij alleen gedeeld als het toegevoegde waarde heeft.
Als een kind extra zorg nodig heeft, waarbij deskundigheid van iemand buiten de school nodig is, dan worden ook gegevens gedeeld met het samenwerkingsverband waarbij de school is aangesloten. Daarbij wordt dan ook de bovenschools deskundige van SAAM* ingeschakeld.
Op grond van de wet kunnen persoonsgegevens opgevraagd worden door politie, justitie, toezichthouders (bijv. Ministerie van OCW) en de belastingdienst.
Soms moeten we op basis van een overeenkomst of reglement jouw gegevens van jouw kind(eren) of van jou delen met een andere partij of organisatie. Zo worden we bij ons werk geholpen door andere dienstverleners, bijvoorbeeld als het gaat over onze IT-systemen zoals het leerlingvolgsysteem en HRM-systeem. Maar ook maken we steeds meer gebruik van digitale systemen bij het verwerken van kennis door kinderen. Met deze dienstverleners maken we goede afspraken over wat ze met de persoonsgegevens in deze systemen mogen doen en deze afspraken leggen we vast in contracten.
Ook delen we persoonsgegevens als een kind de school weer verlaat met de school waar het kind aansluitend naar toe gaat.
We besteden veel aandacht aan hoe veilig om te gaan met gegevens, daarvoor worden medewerkers getraind en maken we gebruik van systemen die veilig met gegevens omgaan.
Datalekken worden geregistreerd en waar nodig gemeld aan de toezichthouder.
Al onze medewerkers krijgen een gedragscode ter ondertekening. We gaan zorgvuldig om met gegevens die ons zijn toevertrouwd.
Rondom het bewaren van gegevens hebben we ons te houden aan de wetgeving. Zo is er voor de gegevens van collega’s een bewaartermijn van 7 jaar die wordt opgelegd vanuit de fiscus. Voor leerlingen geldt een bewaartermijn van 5 jaar voor de gegevens die gaan over in- en uitschrijven en over verzuim.
Wil je weten welke persoonsgegevens wij over je hebben vastgelegd? Dan kun je gebruik maken van je ‘Recht van inzage’. Of wil je gegevens wijzigen en zo gebruik maken van de je ‘Recht op correctie’? Dan kun je contact opnemen met de school of met het bestuurskantoor van SAAM* in Oss. Je kunt jouw verzoek mailen aan algemeen apestaart saamscholen punt nl of sturen naar:
SAAM*
Postbus 661
5340 AR Oss
Onderwijs verzorgen kan én mag niet zonder dat je persoonsgegevens deelt met ons.
Daarbij zijn de volgende zaken van belang: